Convocatòries de beques de mobilitat
Hi ha diverses beques i ajuts per facilitar la mobilitat d'alumnes Erasmus i d'Intercanvi Bilateral outgoing:
A qui participa en aquest programa s'atorga un ajut mensual de la Comissió Europea, administrat per l'Agència Nacional Erasmus i abonat pel Departament de Relacions Internacionals de la UIC. Aquest ajut normalment consisteix, aproximadament, en uns 120 € per mes d'estada i es tramita en tres transferències bancàries al llarg del curs acadèmic.
El Ministeri d’Educació i Ciència també posa a la disposició dels alumnes que compleixen les condicions per a l'ajut Erasmus de la Comissió Europea fons complementaris en concepte de mobilitat. El Departament de Relacions Internacionals de la UIC distribueix aquests fons entre els beneficiaris una vegada han tornat de l'estranger. L'import total per alumne és inferior al de la Comissió Europea i no se sap quin és fins que no ha finalitzat el curs acadèmic.
Finalment, el govern català ofereix una beca de 200 € al mes per estudis a l'exterior, fins a un màxim de 1.200 €, que es pot aplicar als programes d'intercanvi bilateral en països de fora d'Europa, així com als intercanvis de mobilitat Erasmus. Encara que Relacions Internacionals ajuda als candidats i/o candidates en la preparació de les seves sol·licituds de beca, són ells mateixos els responsables d'enviar les seves sol·licituds per a aquesta beca directament a l’Agència de Gestió d’Ajuts Universitaris i de Recerca, dins el termini establert.
Procediments anteriors a la sortida i incorporació a la universitat de destí.
Després de l'acceptació i abans de marxar a l’estranger, cada alumne outgoing Erasmus haurà de signar un contracte respecte dels seus drets i deures, independentment de si pot optar a l'ajut econòmic de la Comissió Europea.
Els alumnes outgoing Erasmus també han de recollir còpies del certificat de les dates de l'estada perquè les seves respectives institucions de destinació les puguin signar i segellar mentre hi són, així com còpies de l'informe de l'estudiant. Aquests tres documents s’aconsegueixen a Relacions Internacionals i normalment es reparteixen durant una sessió informativa organitzada durant el mes de juny.
És responsabilitat de l'alumne outgoing signar i lliurar el contracte abans de marxar i retornar el certificat d'estada amb l'informe de l'estudiant, emplenat, signat i segellat, en tornar a Barcelona. Si no es fa, es pot denegar la participació i el finançament en el programa.
A més, una vegada els alumnes outgoing hagin rebut les seves cartes d'acceptació de les universitats d'acolliment, podran començar a coordinar altres aspectes del programa d'intercanvi, com per exemple, transport, allotjament i cursos intensius de l'idioma del país on vagin.
És molt important recordar que l’alumnat outgoing de la UIC ha de realitzar la matrícula a aquesta universitat pel curs acadèmic següent, abans de marxar; al tornar haurà d’entregar, als seus respectius departaments acadèmics, la certificació oficial de les notes obtingudes a tots els estudis fets a l’estranger, el més aviat millor. Tant la fulla de matrícula com l’expedient de notes obtingudes haurien de reflectir les assignatures i equivalències que constitueixen el Learning Agreement inicialment aprovat per cada alumne.