En arribar a la UIC, cada estudiant d'intercanvi incoming haurà de concretar una cita amb el seu coordinador/a acadèmic/a per revisar el Learning Agreement que ha proposat. El full de matrícula, o el comprovant final de la matrícula, s'aconsegueix a la Secretaria Acadèmica de la facultat, escola o centre de la UIC que organitza l'intercanvi.
Una vegada matriculat, l'estudiant podrà accedir a la biblioteca i també podrà sol·licitar una contrasenya informàtica ?molt important per a visualitzar la seva matrícula i expedient acadèmic, i per a descarregar material lectiu per a algunes classes- i un carnet oficial.
Qualsevol canvi posterior al pla d'estudis s'haurà de sol·licitar al coordinador o coordinadora durant les primeres dues setmanes del trimestre. En cas afirmatiu, s'haurà de tramitar tant el nou full de matrícula de la UIC, com al Learning Agreement, el qual s'haurà d'enviar a través de Relacions Internacionals a la universitat d'origen perquè hi doni la seva conformitat.
NOTA: després de matricular-se inicialment a la UIC i després de sol·licitar qualsevol canvi, cada alumne d'intercanvi haurà d'entrar al seu portal personal i comprovar que les assignatures al seu expedient acadèmic siguin les correctes; si no es corregeixen a temps, serà impossible que l'expedient acadèmic reflecteixi les assignatures cursades ni les notes obtingudes per l'alumne.
Finalment, es convida a tots els alumnes incoming Erasmus i d'intercanvi a assistir a la Sessió de Benvinguda, organitzada al principi del curs acadèmic, i a participar en el programa d'intercanvi cultural i lingüístic i les activitats d'immersió organitzades per Dinamització Lingüística.