Al llegar, cada estudiante de intercambio incoming deberá concretar una cita con su coordinador/a académico/a para revisar el Learning Agreement que ha propuesto (v documentación). La hoja de matrícula, o el comprobante final de la matrícula, se consigue en la Secretaría Académica de la facultad, escuela o centro de la UIC que organiza el intercambio.
Una vez matriculado, el alumno o alumna podrá acceder a la biblioteca y también podrá solicitar una contraseña informática –necesaria para poder visualizar su matrícula y expediente académico, y poder descargar material lectivo para algunas clases– y un carné oficial.
Cualquier cambio posterior en el plan de estudios se deberá tramitar bajo la supervisión del coordinador o coordinadora, durante las dos primeras semanas del trimestre. En caso afirmativo, hay que tramitar la nueva hoja de matrícula de la UIC, y el Learning Agreement, el cual tendrá que enviarse a la universidad de origen para que confirme su conformidad.
IMPORTANTE: después de matricularse inicialmente en la UIC, y después de solicitar cualquier cambio, cada alumno de intercambio tendrá que entrar en su portal personal para comprobar que las asignaturas de su expediente académico sean las correctas. Si no se corrigen a tiempo, será imposible que dicho expediente refleje las asignaturas cursadas, ni las notas obtenidas por el alumno.
Finalmente, a todos los alumnos incoming Erasmus y de intercambio se les invita a asistir a la sesión de bienvenida, organizada a principios del curso académico, y a participar en el programa de intercambio cultural y lingüístico y en las actividades de inmersión organizadas por Dinamización Lingüística de esta universidad.